Miks on korralik aruandlus vajalik ettevõtte juhtidele?
Kui paljud väikeettevõtte juhid teavad sendi täpsuseni, mis on nende ettevõtte pangakonto saldo, siis tihti puudub neil ülevaade oma ettevõtte bilansimahust. Mina olen selliseid ettevõtjaid kohanud päris hulgi. Ma ei vaidle vastu, et pangakonto saldo teadmine on kindlasti üks väga tähtis parameeter igapäevase äri juhtimiseks, kuid suuremate finantsnäitajate teadmine aitab mõelda pikema perspektiiviga ning kastist välja. Tasub meeles pidada, et erinevad finantssuhtarvud mängivad olulist rolli näiteks pangast laenu saamisel või ettevõtte väärtuse hindamisel.
Arukalt tehtud raamatupidamislikud otsused aitavad numbritega natukene “mängida”. Miks ma ütlen “mängida”? Tegemist ei ole sahkerdamisega, ärge saage minust valesti aru, vaid finantsaruannetes mängib olulist rolli arvestuspõhimõtete valik. Näiteks, mis on sinu põhivarade arvelevõtmise piirmäär - kas 1000€ arvuti läheb otse kuludesse (vähendades su EBITDA-t) või bilanssi (tõstes su varade mahtu)? Kas kasutusrent on kajastatud otse kuludena (vähendades EBITDA-t) või kajastatud kui kapitalirent (ehk kasumiaruandes näitad amortisatsiooni ja intressikulu, mis on EBITDA-st väljas)? Lisaks tuleb ka mõelda, ega nende arvestuspõhimõtete valikuga teki aga hoopis auditi kohustus? Seega on oluline süveneda nii numbritesse, kui ka numbrite taga olevale loogikale.
Kuid aruandluse puhul ei tasu ainult põhirõhku pöörata majandusaasta aruannetele. Laias laastus võib aruandluse lüüa kaheks: 1) financial reporting (kasumiaruanne, bilanss, rahavoogude aruanne jms) ning 2) managerial reporting (juhtimisaruandlus). Järgnevalt toon mõlema puhul välja minu jaoks olulisemad mõtted.
Financial reporting ehk finantsaruandlus
Siinkohal peame silmas tavapäraselt majandusaasta aruandes avaldatud peamisi aruandeid: bilanss, kasumiaruanne, rahavoogude aruanne ning ettevõtte omakapitali muutuste aruanne. Need aruanded on reguleeritud raamatupidamise standartitega, mis annavad nende lugejale ühtse arusaama ettevõtte käekäigust. Ettevõtte juhile annavad need aruanded sisendi paremate otsuste tegemiseks ning kapitali juhtimiseks. Välisele investorile või muule huvitatule annavad need aruanded ka kindluse ettevõtte tulemuste kohta. Ärgem unustagem, et alates eelmisest aastast on kõigil võimalik läbi äriregistri tasuta vaadata Eesti ettevõtete majandusaasta aruandeid. Aruande sisu ning esitusviis võib vähegi teadlikumale inimesele öelda palju antud ettevõtte käekäigu kohta ja selleks lugejaks võib olla teie potentsiaalne klient või koostööpartner.
Näiteks, ühel mu tuttaval oli vaja otsustada kahe pakkuja vahel, kellelt toode osta. Ettevõtte A pakkumus oli peaaegu 50% odavam kui ettevõtte B oma. Samas vaadates ettevõtte A aruandest eelmise aasta käivet, siis see ulatus ainult 30 TEUR-ni, samas kui ettevõtte B käive ulatus üle 2 MEUR. Lisaks märkis ettevõte A oma aruandes, et nemad toovad oma kauba Hiinast, samas kui ettevõtte B tootis ise Eestis. Kumb ettevõtte tundub teile turvalisem? Ning kas 50%-line hetkeline võit kaalub üle tuleviku võimalikud riskid?
Juhi jaoks on finantsaruandlus koht:
kust õige lugemise abil saab mõõta oma otsuste tulemust (kas tehtud kulutused on toonud soovitud tulu)
annab sisendi eelarvestamiseks ning selle järgimiseks, vajadusel ka osakondade lõikes
annab sisendi kulude monitoorimiseks ning vajadusel ka kärpimiseks
lisaks on võimalus kasutada finantsnäitajaid ka töötajate motiveerimiseks (siduda boonustega, anda tagasisidet ettevõtte kasvu kohta jne).
Managerial reporting ehk juhtimisaruandlus
Siinkohal ei ole kindlat raamistikku, milline peab juhtimisaruandlus täpselt olema. See on iga ettevõtte ning selle juhi/juhtkonna nägu. Kui finantsaruandluses olid olulised finantsnäitajad, siis antud aruandluses on peamine fookus erinevatel mõõdikutel (KPI-del), mida saab jälgida nii ettevõtte üleselt, kui osakondade/ teenusliinide lõikes (või isegi töötajate lõikes).
Miks on managerial reporting oluline? Kui finantsaruanded vaatavad minevikku, siis juhtimisaruandeid kasutatakse pigem tuleviku prognoosimiseks. Oluline aspekt on, et info raportites oleks ajakohane ning võimaldaks kasutada seda igapäevaste otsuste tegemiseks.
Siia alla võivad kuuluda:
müügiraportid
varude raportid
osakondade lõikes kasumiaruanded
töötajate efektiivsuse mõõdikud
break-even analüüs
eelarve võrdlus
projekti tasuvusanalüüsid
tulevikuprognoosid
Tegelikult on see nimekiri lõputu. Siinkohal aga ei tohiks kindlasti liiga hoogu minna ja hakata vorpima järjest ainult erinevaid raporteid, mille valmistamisse kulutatakse palju aega, kuid mida ei kasutata või mille info ei anna vajalikku sisendit otsuste tegemiseks. Iga juht peaks suutma ära kaardistada enda jaoks kõige olulisemad mõõdikud, mis aitavad tal teha ettevõtte tuleviku jaoks õigeid otsuseid ning kõik ülejäänud nice to have raportid võivad korra aastas laualt läbi käia.
Raportite koostamine on kindlasti üks ajakulukas tegevus, kui seda teha konstantselt manuaalselt. Seega efektiivne juhtimisaruandlus tuleks üles seada nii, et ta oleks pigem automaatne ning võimaldaks juhil nö ühe klikki kauguselt saada kogu vajalik informatsioon. Antud informatsioon peaks andma juhile sisendi ettevõtte hetkeseisust ning andma sisendi tulevikuks vajalike otsuste tegemiseks. Mida suurem on ettevõte, seda suurem on ka ressurss selliste süsteemide ülesehitamiseks, samas on neil ka suurem oht langeda üleraporteerimise küüsi, eriti kui juht armastas micro-manage’da. Vähemate ressurssidega ettevõtted samas tihti poevad automaatsete süsteemide kalliduse vabanduse taha ning päeva lõpuks ei hooma, et inimressurss mida aasta jooksul aruandluseks kasutati on pea sama kallis, kui automaatne süsteem või isegi kallim. Kalliduse aspektist vaadates, tuleks teha natukene rohkem kodutööd - kaardistada ettevõtte vajadused, otsida alternatiivseid programme, osta sisse juurutamine ning süsteemi võib valmis seada juba paari kuuga.
Kokkuvõttes võib öelda, et mida rohkem süveneda numbritesse, nende vahelistesse seostesse ning loogikasse nende taga, seda suurem võib olla kasum saadud informatsioonist, mis võib aidata viia ettevõtte järgmisele tasemele. Aruanded ei ole loodud ettevõtete kiusamiseks oma tüütu bürokraatiaga, vaid ikka pigem selleks et meie ja teised saaksime nende põhjalt targemaid otsuseid teha.
Kui antud teema kõnetas Sind ning sooviksid rohkem teada, kuidas saaksid sina oma aruandlust parendada, siis võta julgelt ühendust info@truuverk.com ning leiame ühise lahenduse!