Eelarvestamine - mis ja milleks?
Mis on eelarvestamine ja miks see on vajalik?
Eelarvestamine nii nagu paljud meist oma igapäeva pereelus seda kasutavad planeerimaks kulutusi eeldatavate tulude vastu, on ettevõttes eelarvestamise protsess analoogne. Eelarvestamine võimaldab ettevõtte juhtkonnal planeerida tulusid ning neile vastavaid kulusid, seada kasumi eesmärke ning otsustada tehtavaid investeeringuid. Lisaks annab põhjalik eelarvestamine arusaama ettevõtte kulude natuurist ja võimaldab jooksvalt jälgida ettevõtte tulemuslikkust. Hea ülevaade kuludest annab juhtidele ka parema tööriista hetkedel, kui ettevõttes on vaja teha vastavalt tulemustele korrektuure kulutustes, et siiski jõuda seatud kasumi eesmärkideni.
Eelarveid koostatakse vastavalt ettevõtte suurusele ning juhtkonna nägemusele väga erinevatel põhimõtetel. Väiksemates ettevõtetes tihti ei ole paberile pandud eelarvet, vaid juhtkonnal on lihtsalt käibe eesmärk, mida soovitakse aasta lõpuks saavutada. Kulutusi vaadatakse jooksvalt (rõhk on rahavoogudel) ning tihti on see pigem lühiajaline vaade, kui pikema perspektiivi visioon.
Järgmine tasand eelarvestamisest on see, kus lisaks käibe eesmärkidele lisab ettevõtte juht juurde ka ümmarguselt kulud koondnumbrina aasta peale, jaotus kulutüüpide vahel on minimaalne ning sisend tuleb kas eelnevatest aastatest või juhi kõhutundest.
Natukene suurematel ettevõtetel, kus on juba mitu osakonda valmib ideaalis eelarve sisendina osakonna juhtidelt ning koondvaade pannakse raamatupidaja/kontrolleri/finantsanalüütiku poolt kokku. Kui koondvaade on olemas, siis vaatab juhtkond kriitilise pilguga tulemuse üle, veendub et see on kooskõlas ettevõtte finantsiliste eesmärkidega ning vajadusel läbitakse ka eelarve kaitsmise voorud osakonna juhtidega. Kõige ideaalsem on selline versioon, kus kulud ei ole mitte lihtsalt aasta peale kokku esitatud, vaid on jaotatud kuude lõikes, et vajadusel saaks korrektuure teha. Kindlasti on ka oluline, et kulud on jaotatud vastavalt püsikuludeks ning muutuvkuludeks, sest siis on parem ülevaade sellest, milliseid kulutusi saab vajadusel kärpida ning milliste muutmiseks tuleb ettevõttes suuremaid muudatusi teha.
Vastav eelarvestamine annab juba väga spetsiifilise tööriista ettevõtte juhtidele ning osakonna juhtidele äritulemuste igakuiseks jälgimiseks. Ning kui turuolukord peaks muutuma on juba lihtsam teha vastavaid korrektuure kulutustes, et jõuda aasta lõpuks siiski soovitud kasumlikkuseni. Lisaks tunneb iga osakonna juht suuremat vastutust ettevõtte rahakoti osas.
Süsteemide ühtlustamine ja protsesside automatiseerimine
Eelnevalt väljatoodud eelarvestamise protsess võib kohati muutuda siiski väga tüütuks. See oleneb sellest, kuidas lähenetakse küsimuse lahendamisele. Võtame näiteks viimase olukorra, kus sisend tuleb osakonnajuhtidelt. Ütleme, et juhtkond on esitanud palve järgmise aasta eelarve koostada igal juhil, selleks andmata ühtegi suunist selle kohta, kuidas seda teha tuleks ning mis vormis esitada. Tulemuseks võib olla olukord, kus vastuseks saadakse 10 erinevat vormi alustades 1) kulude koondsumma aasta kohta 2) kulude koondsumma aasta kohta jaotatud 3 valdkonna vahel 3) kulude % käibest 4) antud vastused tekstina emailis 5) antud vastused Excelina 6) antud vastused Powerpoint slide’na mitme ilusa pildiga jne.
Kõige ideaalsem olukord on selline, kus eelarvestamine ning raamatupidamine on ühtlustatud. Ehk kui ettevõttes on mitu osakonda, siis osakondade kulud on jaotatud juba raamatupidamises, kas siis vastava analüütikaga või omades igale osakonnale oma kontoplaani. See tagaks võimaluse igal hetkel küsida raamatupidamisest väljavõtet oma osakonna kulude kohta eelnevatel/jooksval aastal ning võimaldaks sama kontoplaani kasutada eelarve koostamisel. Selleks, et antud protsess töötaks hästi on kindlasti vajalik kas a) osakonnajuhtide ligipääs raamatupidamisprogrammi või b) osakonnajuhtide pidev suhtlus raamatupidamisega selles osas, et mis kulud on kus kajastatud.
Eelarve koostamine on protsess, kuhu tasub investeerida märgatav aeg. Jah, meil kõigil on alati ajast puudust, kuid see investeering võib tuua positiivseid tulemusi pikemas perspektiivis. Üheks positiivseks pooleks on iga-aastane kulude ülevaade, mis võimaldab elimineerida tänaseks ebavajalikud püsikulud ning tekitada buffrit uute kulutuste tarvis. Lisaks annab eelarvestamine tõuke äriarenduseks. Miks ma seda arvan? Sest olukorras, kus näiteks olemasolevate kuludega ei jõuta soovitud äritulemini on vaja astuda samm tagasi ning hinnata olemasolevate protsesside tõhusust. Küsida endalt küsimus, kas saaksime midagi efektiivsemalt teha ning seeläbi kulusid vähendada?
Ütleme, et ettevõte on jõudnud sinnani, kus iga osakond esitab oma eelarve igakuiselt vastavalt oma osakonna raamatupidamislikule kontoplaanile. Mis siis edasi? Kindlasti ei tohiks antud eelarve nüüd riiulile seisma jääda, kuniks on aasta läbi ning alles siis hakata hindama, kuidas ettevõte tulemused olid vastavalt prognoositule. Vastupidi, antud eelarve peaks ideaalis olema, kas igakuiselt või vähemalt kord kvartalis võrreldatav reaalsete kuludega. Kui süsteemid ei ole keerukad ja infot ei ole palju, piisab antud ülevaate tekitamisest lihtsalt Excelis. Jah, tulemusena ilmselt on ühe töötaja arvutis umbes 10 faili nimetusega Eelarve_v1.xls, Eelarve_v2.xls, Eelarve_v3.xls jne. Halvimal juhul ei ole failidele versioone külge pandud ning nad on igal pool laili (downloads kaust, desktop, email jne) ning rakse on aru saada, milline neist nüüd see viimane versioon oli. Exceli versioonide vastu aitab kõige paremini Google Sheets tegelikult. Seal saad alati minna varasema versiooni kallale ning lisaks saab ka anda paljudele osapooltele erinevate õigustega ligipääsu. Lisaks on võimalik ka Google Sheetsi sarnaselt Exceliga tõmmata raamatupidamise andmeid süsteemist automaatselt, kui on piisavate tehniliste teadmistega isik kollektiivis.
Kõige parem versioon oleks omada eelarvet juba automatiseeritud süsteemis, kust on näha reaalajas ka kulud. Eelarve aruandluse saab üles ehitada lisades sinna täituvuse mõõdikud ning tähelepanu juhtimiseks erinevad hoiatavad viled ja pasunad. See millises versioonis antud lahendus üles ehitada oleneb ka väga palju sellest, millised süsteemid on kasutusel, kas ettevõttes on kulud, mis olenevad müügimahtudest ning eelarve on üles ehitatud pigem kui ärimudel, kus näiteks tööjõukulud olenevad klientide/tootmise mahtudest selle asemel, et kasutada lihtsalt ümmargusi numbreid.
Beyond Budgeting - mis see on ja kuidas see erineb tavapärasest eelarvestamisest?
Beyond Budgeting’i mõtteviis on loobuda traditsioonilistest eelarvestamise protsessidest luues detsentraliseeritud organisatsiooni mis on adaptiivne ning parendab üldist organisatsiooni juhtimist. Raamistik põhineb kuuel juhtimispõhimõttel ning kuuel juhtimisprotsessi põhimõttel.
Juhtimispõhimõtted:
Eesmärgid - kaasake ja inspireerige inimesi mõtlema julgete ja õilsate eesmärkide suunas, mitte lühiajaliste finantseesmärkide suunas
Väärtused - juhtimine käib läbi ühiste väärtuste ning mõistlike otsuste, mitte läbi üksikasjalike reeglite ja raamide
Läbipaistvus - Informatsioon on jagatud, et tekitada enesekontrolli, innovatsiooni ning arengut
Autonoomia - usaldada inimeste tegutsemisvabadust ning ära karista kõiki, kui üks peaks eksima
Organisatsioon - kasvata tugev kuuluvustunne ning moodusta vastutustundlikud meeskonnad, väldi hierarhilist kontrolli ja bürokraatiat
Kliendid - ühendage kõigi töö klientide vajadustega ning vältige huvidekonflikti.
Juhtimisprotsessid:
Sihtmärgid - seada suunatud, ambitsioonikad ning suhtelised eesmärgid, vältida fikseeritud ja astmelisi sihtmärke
Prognoosid - prognooside seadmine peaks olema erapooletu ning lean process, mitte jäik ja poliitiline harjutus
Ressurside eraldamine - edendada kuluteadlikku mõtteviisi, planeerida ja teha kättesaadavaks ressursid vastavalt vajadusele, mitte üksikasjalike iga-aastaste eelarveeraldiste kaudu
Tulemuslikkuse hindamine - hinnake tulemuslikkust tervislikult ning tehke vajadusel sekkumisi, mitte ärge mõõtke tulemust lihtsalt mõõtmise pärast ja preemiate arvutamiseks
Preemiad - premeerida vastavalt võidetud konkurentsile, mitte lihtsalt fikseeritud tulemuslepingute põhjal
Kordineerimine - juhtimisprotsessid on korraldatud dünaamiliselt ärirütmide ümber, mitte fikseeritult iga kalendriaasta
Näitena mõned enamlevinud tehnikad, mida ettevõtted on antud raamistiku alusel kasutanud:
jooksvad prognoosid koostatakse kord kuus või kvartalis, mitte kord aastas
ettevõtte eesmärgid põhinevad peamistel tulemusnäitajatel (KPI)
ettevõtte juhtide tulemuslikkust hinnatakse pigem väliste võrdlusnäitajate, kui nende varasemate tegevuste põhjal
operatiivjuhtidel on õigus reageerida ärikeskkonna muutustele ja nad saavad oma tegevust dünaamiliselt koordineerida.
Kui tunned, et soovid oma ettevõtte eelarvestamise viia järgmisele tasemele või on soov üldse alles algust teha korraliku eelarvestamisega, siis võta minuga ühendust (helista tel: +372 5255534 või kirjuta info@truuverk.com) ning aitan sul protsessid üles seada!